Co można robić z niepotrzebnymi dokumentami w firmie?
Firma, która decyduje się na reorganizację archiwum, jego likwidację w formie papierowej, a przeniesienie na formę cyfrową, staje przed koniecznością nie tylko archiwizacji dokumentów, ale przede wszystkim konieczności zniszczenia papierów. Nie można tego zrobić w sposób dowolny, z uwagi na poufność niektórych danych oraz oczywiście ryzyko ich kradzieży. Rozwiązaniem jest podjęcie współpracy z kompleksowo działająca firmą, która specjalizuje się w niszczeniu dokumentów.
XXI wiek wymaga od firm nie tylko inwestowania w bardzo dobrej jakości wyposażenie, ale przede wszystkim taką organizację pracy, która pozwoli na lepsze funkcjonowanie firmy oraz mniejsze koszty pracy. Jedną z najważniejszych rzeczy jest to, aby niezależnie od profilu działalności firmy, usług, które oferuje, w firmowym archiwum panował po prostu porządek.
Organizacja firmowego archiwum świadczy o tym, że zdecydowanie firma działa prężnie, dbając jednocześnie o porządek. Stare dokumenty, które są przeniesione na formę cyfrową, zdecydowanie można i należy zniszczyć. Tym zajmują się wyspecjalizowane firmy. Pomoc otrzymamy między innymi w https://medienpartner.pl/.
Zobacz także: https://gazetamazowiecka.pl/bezpieczne-niszczenie-dokumentow-w-3-prostych-krokach/
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Obowiązek dbania o dane osobowe jest oczywisty. Nakłada go wiele ustaw, za ich nieprzestrzeganie grożą surowe kary. To jedna strona medalu. Drugą jest oczywiście to, że firma sama z siebie powinna chronić własne tajemnice. Wyciek dokumentów może być bowiem problemem, jeżeli chodzi o jej funkcjonowanie.
Niszczenie dokumentów zdecydowanie musi przebiegać zgodnie ze ściśle określonymi procedurami. Im przepisy i regulamin firmy będą lepiej określone, tym zdecydowanie będzie nam prościej niszczyć dokumenty. Cały proces powinien przebiegać następująco:
– archiwizacja dokumentów,
– dostarczenie przez firmę zabezpieczonych pojemników na dokumenty,
– umieszczenie niepotrzebnych dokumentów w pojemnikach,
– transport dokumentów do miejsca zniszczenia,
– utylizacja dokumentów niszczarce,
– nagranie całego procesu,
– dostarczenie klientowi potwierdzenia i wystawienie certyfikatu.
Niezwykle popularne jest zachowanie poufności. Pojemniki na dokumenty powinny być bardzo dobrze zabezpieczone, nie powinny być otwierane w międzyczasie, pracownicy nie powinni dobrowolnie kopiować danych oraz zapoznawać się z nimi. Zachowanie takich standardów pracy na pewno sprawi, że cały proces przebiegnie bezpiecznie, nie będziemy się mierzyć z ryzykiem utraty danych.
